HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS

 

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS

Herramientas para la comunicación y promoción:

La comunicación en una herramienta para trasmitir ideas, trasmitir planes. En general, para trasmitir cualquier pensamiento subjetivo que pueda ser útil para algún grupo destinado a planear eventos.

es importante para la gestión que haya una comunicación asertiva, es decir, que todos los integrantes de cualquier comité, tengan el derecho de opinar y aportar ideas, esto con el fin de acumular ideas y así poder hallar respuestas a problemáticas que posiblemente se generen en las primeras etapas en la organización de algún evento.

cuando se considera planear y organizar un evento donde tenga múltiples disciplinas o áreas, es importante, por medio de la comunicación de los dueños de la empresa servidora, establecer los comités necesarios para la buena planeación previa, todo esto es gracias a una comunicación asertiva y de decisión para delegar profesionales integrales a la capitanía de estos comités.

las herramientas de promoción ya son sub-ideas dentro  de cada comité. os eventos, cualquiera que sea, siempre y cuando sean públicos, deben tener su respectiva promoción, es decir, la correcta invitación a la comunidad para que se pueda contar con su asistencia, y para eso, los comités deben delegar los recursos para esto. como por ejemplo, carteleras de invitación, creación de contenido por redes sociales invitando a la comunidad, mensajes por la señal de radio, entre otros ejemplos. y todo esto debe tener un presupuesto para la ejecución del mismo. 

Herramientas para el control y seguimiento

Existen muchas herramientas para el control y seguimiento de eventos, muchas de ellas diseñadas por los integrantes de cada comité, en este caso, el comité de logística y el comité administrativo. 

En ellos se discute ideas útiles para que el evento sea lo mas exitoso posible, es decir, se genera una mesa redonda donde se argumenta y discute todas las herramientas puesta en la mesa. 

esto con el propósito de generar muchas opciones y elegir la mas optima. esto en relación a la estructura de la planeación de dichas ideas, para capitalizarlas en un software que puede ser propio de la empresa, o contratada en linea.

todas estas aplicaciones tienes un mecanismo avanzado donde todas esas ideas puestas y debatidas se puedan organizar en un arquitectónica aplicación, facilitando la operatividad misma de la planificación general del evento a realizar. 

Otras herramientas:

existen herramientas digitales que son de mucha utilidad para generan mecanismos apropiados y eficientes, donde cada comité tiene la libertad de plasmar sus ideas en ellas y poder optimizar y ejecutar las ideas de acuerdo con el funcionamiento mismo de la aplicación. 

La organización de un evento es una tarea ardua que requiere de tiempo, mucho trabajo y coordinación entre todos los miembros del equipo. ¿Qué nos dirías si te decimos que existen multitud de programas que pueden hacer más sencilla la organización de tus eventos?

Organiza a tu equipo

Una vez que se ha planificado el evento, es el momento de asignar tareas a cada uno de los miembros del equipo. trello es una herramienta gratuita que permite olvidar  las eternas ristras de correos electrónicos, de las hojas de cálculo obsoletas y de las notas que se traspapelan. Con él  se puede asignar tareas y observar, con un solo vistazo, el progreso.

Comunícate con tus asistentes

Un evento no existe sin sus asistentes, por lo que la comunicación con ellos es imprescindible. El envío masivo de e-mails es una de las acciones que no puede faltar en la organización de un evento. La aplicación gratuita mailchimp  permite hacer envíos desde la base de datos de usuarios, crear campañas y optimizar esfuerzos.

Gestiona tus redes sociales

Las redes sociales son, en estos momentos, un canal de comunicación excelente para promocionar un evento y conectar con asistentes potenciales. Herramientas como hootsuite que cuenta con una versión gratuita,  permiten programar mensajes, monitorizar las redes y tenerlas todas agrupadas en la misma plataforma.

Monitoriza tu evento

para controlar lo que se dice sobre la organización de un evento en redes sociales o internet, socialmention es una buena opción. Esta herramienta busca y analiza lo que se está diciendo sobre el evento en tiempo real. De esta forma, se podrá descubrir también los hashtag o etiquetas que los usuarios asocian a la marca.

Gestiona los datos de tus asistentes

¿Estás cansado de las aburridas listas de Excel con las que contabilizas los asistentes de un evento? sumaCRM es una aplicación que permite importar tus contactos desde Excel, Gmail y Outlook y organizarlos y ordenarlos en un solo clic.

Controla el acceso a tu evento

eventbrite organizador  es una app gratuita que permite gestionar las acreditaciones e invitaciones del próximo evento: ver la venta de entradas, crear invitaciones, realizar el control de acceso, etc.

Interacciona con el público durante el evento

Es importante que durante el evento se genere un diálogo con los asistentes. Con livetweetapp se puede monitorizar lo que se dice sobre el evento en redes sociales, moderarlo y proyectarlo en la pantalla.

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